Utgå från den nya lokalen
Ta fram en enkel planritning med namn på rum, avdelningar och gemensamma ytor. Bestäm samma benämningar i inventarielistan och på märkningen.
Skilj mellan en möbels gamla placering och dess nya målrum. Om ett skrivbord ska byta avdelning är det den nya placeringen som behöver synas tydligast på etiketten.
Använd samma ord på varje etikett
En etikett kan till exempel ange ”Plan 2, mötesrum A, skärm”. Lägg till ett inventarienummer om ni redan använder sådana. Låt texten bära informationen även om ni kompletterar med färg.
Märk kartongerna på en sida som syns när de står staplade. Placera märkningen på möbler så att den går att läsa under hanteringen, och välj en metod som passar materialet.
Håll ihop arbetsplatsernas teknik
Bestäm vem som märker skärmar, dockor och tillbehör och vem som ansvarar för urkoppling. Packa ihop sådant som behöver hitta tillbaka till samma arbetsplats.
Förvara känsliga handlingar och utrustning enligt verksamhetens egna rutiner. Använd rumsbeteckningar på synliga etiketter så att flyttlaget kan hitta rätt utan att behöva personuppgifter.
Om ni vill lämna över packningen, läs om packhjälp och stäm av vem som märker godset.
Dela planen före flyttdagen
När ni planerar kontorsflytten med Movon kan rumsplanen användas som underlag för att beskriva placering och önskad ordningsföljd. Stäm av hur märkning och planritning ska delas med den som utför arbetet.
Utse en person som kan svara på placeringsfrågor i den nya lokalen. Ge personen tillgång till den senaste rumsplanen och markera ändringar så att alla arbetar efter samma version.
Kontrollera rum för rum
Gå igenom att rätt gods har kommit till rätt plats innan förpackningar och tillfälliga etiketter tas bort. Notera sådant som behöver flyttas om eller följas upp.
Kombinera rumsplanen med checklistan för företagsflytt och underlaget för kontorsflytten.