Utse en flyttansvarig
Bestäm vem som samlar uppgifter, godkänner omfattningen och är kontaktperson på flyttdagen. Låt även fastighetsansvarig och IT-ansvarig bekräfta sina delar av planen.
Skriv ned vilka funktioner som behöver vara tillgängliga under flytten. Reception, kundsupport och leveranser kan behöva en annan ordningsföljd än övriga arbetsplatser. Om er företagsflytt även omfattar lager eller arkiv, planera dem som egna etapper.
Inventera per rum
Lista skrivbord, stolar, förvaring, mötesmöbler och teknik. Ange vad som ska flyttas, demonteras, förvaras eller lämnas kvar. Lokalens kvadratmeter räcker inte som beskrivning av inventarierna.
Märk gods med målrum eller arbetsplats i den nya lokalen. En gemensam rumslista gör det lättare att placera rätt direkt. Håll märkningen fri från känsliga personuppgifter.
Kontrollera båda fastigheterna
- Bekräfta nycklar, tillträde och tillåtna tider för lastning.
- Mät hiss, dörrar och passager för större möbler.
- Stäm av bokning av hiss, lastplats och skydd av gemensamma ytor.
- Beskriv bärvägen från lokalen till en möjlig lastplats.
Samordna teknik och transport
Bestäm vem som kopplar ur och återansluter datorer, skärmar, nätverk och annan utrustning. Teknisk nedkoppling eller installation behöver avtalas särskilt om den ska ingå.
Be IT-ansvarig planera säkerhetskopiering och åtkomst till verksamhetens system. Kontrollera anslutning och arbetsplatser i den nya lokalen innan personalen behöver använda dem.
Beskriv tidsfönstret i offerten
Ange tidigaste tillträde, önskat flyttdatum och när arbetet behöver vara klart. Skriv om etapper, kväll eller helg är önskemål. Mottagaren behöver bekräfta vad som är möjligt och hur det påverkar priset.
Avsluta med en gemensam kontroll av rum, inventarier och eventuella avvikelser. Dokumentera sådant som behöver följas upp.
Använd checklistan för företagsflytt och läs vad offerten bör omfatta.
När datum och etapper är klara kan ni be om offert på kontorsflytten.